דוח ישיבת מזכירות מתאריך 6.12.07
1.סיכום יעדי המזכירות לשנת 2007
לקראת שנת העבודה 2007, התכנסה המזכירות לישיבה מיוחדת בה הוגדרו יעדים מרכזיים לשנה זו. הובהר אז כי גיבוש יעדים הוא בבחינת כלי מסייע לקביעת נושאים לסדר יומה של מזכירות רביבים. ברור לכל, כי חלק מסדר היום של המזכירות הוא טיפול בניהול השוטף, והעבודה על פי יעדים מוכתבים מראש איננה מוחלטת ואיננה פשוטה – לא למדידה ולא לביצוע. עם-זאת חשוב לציין כי גיבוש יעדים, מעקב אחר ביצועם, ניתוח הביצוע וסימון ההחמצות העיקריות לטיפול בהמשך הוא תהליך שיעזור בסופו של דבר לגיבוש סדר יום משמעותי יותר.
ביום היעדים שנערך לפני כשנה, קיבלו חברי המזכירות סקירה ותמונת מצב מפורטת של המגמות המרכזיות ברביבים: עסקיות, ניהוליות, מצב אוכלוסין, קהילה-עסקים ועוד... חברי המזכירות מיפו את החוזקות וההזדמנויות ומן הצד השני את החולשות והחששות.
לאחר מכן חילקו חברי המזכירות את הסעיפים השונים למספר נושאים מרכזים שבהם יש לטפל:
- חיזוק והעלאת רמת-החיים של הפרט – המשך טיפול בנושא הפנסיה, טיפול בהגדלת התקציב האישי והעברת כסף לחבר, חשיבה על נושא השיכון.
- חידוש יחידת מש"א, טיפול בנושא העבודה – חידוש וחיזוק יחידת משאבי-אנוש, העלאת רמת ההתפרנסות מעבודה – בחינת המלצות קודמות וגיבוש המלצות חדשות, תיקנון העבודה, העצמת הטיפול בפרט, חיזוק הקשר לאגף המשקי.
- חיזוק מעמדה של המזכירות ועיסוק במבנה הניהולי – קביעת סדר יום משמעותי, חיזוק הקשר והנגישות בין הממסד לציבור, חשיבה על כלים להובלה ולדיון ציבורי, יצירת בקרה/ביקורת מסודרת ובניית אמון, מיסוד הקשר בין קהילה למשק.
- טיפול במימד החברתי – תרבות משותפת, טיפול וחיזוק תחושת היחד, הקטנת כיתתיות וניגוד אינטרסים, גיבוש לכלים בעת טיפול בחריגות.
- דמוגרפיה וטיפול בדור צעיר – בחינת מדיניות הקליטה הקיימת יחד עם ועדת קליטה, התייחסות פרטנית לבנים ובחינת האפשרות לקליטת בנים לאורך זמן, מיקוד הטיפול בגרעינים, חשיבה על שינוי מיקוד הקליטה: צעירים מול משפחות.
בישיבה זו סקרו חברי המזכירות את הפעילויות שנעשו בפועל בכל אחד מהיעדים השונים שהוגדרו:
חיזוק והעלאת רמת החיים של הפרט:
· במהלך שנת העבודה חולקו לחברים 2 מיליון ₪ מעודפי הקהילה כתקציב נוסף חד פעמי. סכום זה אגב, התווסף ל 1 מיליון ₪ שחולק לחברים בתחילת השנה כהחלטה על העברת רווח מהעסקים לקהילה בשנה הקודמת.
· הוחלט ובוצע עדכון בסיס התקציב האישי ב- 15% - במגמה להמשיך בפעימות נוספות.
· בנושא הפנסיה - אושרה המלצת צוות פנסיה להתקשרות ובוצע תקצוב של ייעוץ חיצוני לניהול נכון של נושא הביטחון הסוציאלי, נמשכה ההפרשה השוטפת לפנסיה, כספי תנובה ודיבידנד רבל שוריינו לטובת העלאת הפנסיה הצבורה מ- 1200 ₪ ל- 2000 ₪ , מתחילה התדיינות לקראת העלאת היעד.
· הושלם תהליך חידוש גן ההרפתקאות, הסתיימה בניית בית ההעשרה - הפעילות תוקצבה ונעשה לווי של הטמעת נהלי עבודה וחילופים בצוות. הוחלט על הגדלת שכונת השער ב- 12 מ"ר, הוחלט על הגדלת מספר יחידות השיכון הנבנות לעשר (בתהליך - טיפול בסיב האופטי – הושלם מכרז למרות עיכוב משמעותי, בשלבים ראשוניים - הקמת חדר כושר –נמצא מימון מתאים. המזכירות תעמול על גיבוש תוכנית השקעות להמשך הדרך בשיתוף הציבור).
· בשל העיכוב בביצוע הסיב האופטי הוחלט ובוצע סבסוד ההתחברות לאינטרנט המהיר באמצעות חיבור ה- ADSL.
חידוש יחידת מש"א וטיפול בנושא עבודה :
- איתור ובחירת מנהלת מש"א לאחר חצי שנה, בה התפקיד לא אויש – חידוד עבודת מחלקת משאבי-אנוש.
- גיבוש נהלים במעבר ל- 5 ימי עבודה: יכולת הענף לקבוע עם עובדיו את שבוע העבודה, גיבוש תקנון כללים בעת המעבר, הקפדה על מכסת עבודה ושעות שבועיות – הצגת תוכנית מעבר.
- מינוי פרוייקטור מיוחד לצורך בדיקה והשמה בנושא של חלוקת העול בתורנויות ועבודות שבת: חלוקה שווה יותר של הנטל, הרחבת מעגל התורנים ועובדי השבת.
- חיזוק מנגנון רישומי עבודה כמנגנון מידע מרכזי (בין היתר בשל מנגנון התח"פ). טיפול הדרגתי ומתמיד בתופעת אי-עבודה / חלקיות משרה בעיקר על-ידי שיבוץ וקשר מתמשך עם החברים.
- שמירה על נוהל צוותי משכור חברים – בקהילה ובעסקים, שמירה על רוטינה של דיאלוג מתמיד עם הצד המשקי והקהילתי בנושא משכור חברים.
- תיקנון נושא העבודה – איגוד ופירוט כל זכויותיו וחובותיו של החבר בנושא עבודה והבאתן למסמך אחד – "תקנון עבודה".
- התחלה של דיון ראשוני בנושא עבודת נערים והקמת צוות שיבדוק את הנושא בראשות – מנהלת מש"א.
חיזוק המזכירות והמבנה הניהולי :
- השלמת מספר חברי המזכירות לתקן מלא, איוש ומציאת בעלי תפקידים מרכזיים : רווחה, משאבי-אנוש, יו"ר פנסיה, יו"ר הנהלת המזון, מרכזת חינוך , מרכזת תרבות.
- חידוש עבודת צוות תיאום ניהול – מ. מש"א, מנהל קהילה, מזכיר ומרכז משק – קיום מפגשים קבועים על בסיס שבועי וטיפול בנושאים השוטפים.
- ניסיון להגברת הפרסומים, השקיפות וזמינות המידע – שינוי נוהל אישור פרוטוקולים למייל – הצגת סיכום ישיבות מזכירות ואסיפה לציבור בעלון הקרוב לישיבה ובאינטרנט.
- העלאת וריכוז התקנונים החברתיים לאתר האינטרנט.
- התנעת תהליך הבקרה ברביבים: קיום מכרז ומציאת חברת ביקורת חיצונית בשיתוף הצד המשקי, גיבוש תקנון ביקורת מלימוד במשקים אחרים, בחירת יו"ר וחברי צוות ביקורת, בחירת נושא ותחילת עבודה. אגב, בימים אלו בהתאם להוראות ועדת ביקורת והמבקר החיצוני עסוקים בעלי התפקידים באיסוף חומר לעבודת הביקורת.
- ניסיון לשיפור הזמינות לחבר, ניסיון לשיפור אוריינטצית השירות בעת פניות חברים, שיפור הזמינות של בעלי תפקידים.
- חידוש רצף הדיווח, עדכון וחיזוק הקשר בין הועדות למזכירות. במהלך השנה התקיימה סקירה ודיון על ועם כלל הועדות ברצף של מספר ישיבות מזכירות.
טיפול במימד החברתי, טיפול בחריגות וחשיבה קדימה:
· איוש מחודש ושינוי מבני של אגף התרבות : מינוי מנהלת לאגף, הקמת אגף מבוזר – מרכז, אחראי חגים, אחראי תורנויות, אחראי ציוד תרבות, צוות תרבות.
· הצעה להסדר מובנה בנושאי בנייה פרטית ברביבים – גיבוש טיוטת הסדר המהווה נייר עבודה בין החבר להנהלת הקהילה ולאגף אחזקה בנושא הבנייה הפרטית.
· טיפול ומעקב בסוגיות של הסדרת מעמד ופיצול סטאטוס.
· הצבה של מצלמות אבטחה, החדרת התערבות של גורמי סעד ומ"י במקרה הצורך, טיפול ומעקב בנושאי ביטחון (יש להעלות לדיון את הנחיצות ואת מידת העקביות במדיניות מסוג זה).
· גיבוש תקנון התח"פ (תקציב חד פעמי) לטיפול בחריגות בתחום העבודה – התייחסות לחריגות ממכסת ימי חופשה, וקנס לאי-עבודה (נאמר כי בתום שנה מומלץ להעלות דיון עקרוני וניתוח של המהלך).
· נושאים בגיבוש: התייחסות לנושא בטיחות בדרכים, במידת הצורך גיבוי לחוליית איכות סביבה, צוות/הנהלת תושבים, הקמת צוות חומש/צוות אסטרטגי (בחירה ציבורית של יו"ר לצוות, בחירה ציבורית לחברי הצוות, תחילת תהליך והתכוונות להביא לשיח ציבורי רחב בנושאים הנוגעים לטווח הרחוק).
דמוגרפיה וטיפול בדור צעיר:
- נושא הקליטה מחוץ הוגדר כהחמצה שיש לבחון אותה. אמנם, הוקם פורום קליטה זמני המורכב מנציגי ציבור ובעלי תפקידים כמענה שוטף לתהליכי קליטה בפועל, בתהליך נמצא גיבוש כתב מינוי ותקנון מקיף שיהווה בסיס עבודה חשוב. אך עדיין חל עיכוב משמעותי בתהליכים של חידוש הקליטה בפועל. לכן, יש ללמוד את הנושא, ולהביא את הנושא הדמוגראפי גבוהה יותר בסדר העדיפויות, זאת תוך גיבוש דרכים לעשייה בפועל.
- קיים ניסיון לשמירה של קשר רציף עם בנים, מתקיימת השמה ולווי במסגרת משאבי-אנוש, כינוס של צוות בנים, עדכון חוברת בנים והפצתה, הבהרת מסלולי הבנים המובנים, טיפול בבעיות ובקשות אישיות מצד בנים. בשבועות הקרובים מסתיים מפגש אישי בסב
